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小倉印刷株式会社様
『PRINT MANAGER（P-MAN）』導入事例

「こんなことがしたい、あれもしたい」に応えるP-MAN
一元管理で生産の効率化、仕事の見える化、経営戦略まで

複写伝票印刷や伝票製本、ナンバリング、ミシン目加工請負をメインとする小倉印刷株式会社（兵庫県姫路市、小倉敬司社長）は、ビジネスイーブレーンの印刷情報管理システム「P-MAN」（PRINT MANAGER：総販売代理店 モトヤ）を5年前に導入した。ECサイトからの受注量が飛躍的に増えたことで、受注から工程管理、納期管理、発送、経理など経営情報の社内一元管理をP-MANの導入で構築し、社内のデジタル化とDX（デジタルトランスフォーメーション）の基盤を確立した。

P-MANオペレーターの岩﨑 彩氏

ECサイトから社内の一元管理を実現

1965年に活版印刷を生業に姫路市神谷町で創業した小倉印刷は、2011年に「e伝票ドットコム」、2016年に「e封筒ドットコム」、2021年にシール・ラベルの専門サイト「下町印刷所」の各印刷ECサイトを開設した。関西地区、首都圏を中心に約4,000の同業者、一般ユーザーから伝票と封筒のネット印刷で全国から支持を得ている。

小倉印刷がP-MANを導入したのは5年前にさかのぼる。それまでは汎用データベースソフトAccessで生成した作業指示書を使い、ソフトへの手入力や手書き伝票により受注・生産工程を管理していた。

デジタルとアナログが混在した管理手法は煩雑で、e伝票ドットコムやe封筒ドットコムなどECサイトからの受注量の増大に対処することが難しくなる中、受注、工程管理、発注、納品のデジタルによる一元管理システムの構築が課題となっていた。

同社では複数の経営管理システムを比較・検討した末にP-MANを導入。P-MANを選択した要因として有馬健介取締役製造部長は、導入ハードルの低さを第一に挙げ、「初期設定が楽に行えるため、即効力があると思いました。導入のハードルが低かったことが選んだ大きな理由の一つです」と説明する。

受注から発送までP-MANによる一元管理システムは1週間ほどで立ち上がった。「P-MANを導入してからはECサイトの受注情報と各工程がリンクしたことで、手入力の手間や手書きによる紙ベースの伝票が不要になりました。また受注から製造、発送、納品までの情報関連の人的ミスもなくなっています。P-MANを見れば受注から進捗まで仕事の全ての情報が分かるようになりました」という。

ECサイトからは1日平均で約50～60件、多い時に1日100件以上を受注する。納期を厳守するためには、製造工程に迅速に受注情報を受け渡すことが重要になる。P-MANにより素早く、確実に受注情報が生産部門に流れることで生産効率が向上。各工程で受注から製造、納品、請求までの進捗状況が把握でき、納期遅延も皆無になった。

P-MANで起票された作業指示書にはバーコードが記載されている。このバーコードを読み込むことで、作業の着手・完了時間が入力される。日報を書き込む必要がなく、日本語が不自由な外国人の技能実習生でも各工程で作業情報の確実な入力を可能にしている。

社内で誰でも受注から納品までを見える化

社内情報の一元管理体制が確立した同社では、生産効率向上に加え、社内の改善活動が活発化。「こんなことがしたい」、「この問題を解決したい」といった要望が社員から寄せられるようなった。有馬取締役は「社内業務のスピードアップ化のために社員が様々アイデアを出してきています。これは大きな変化でした」と、P-MANの副次的な効果を強調する。生産効率の向上が考える時間を生み出し、情報の共有化が問題意識の醸成につながっている。

特色を使った封筒印刷

受注してから生産情報が生産部門に入るまで半日ほどのタイムラグは、P-MAN導入後、受注して即座に「誰でもP-MANを見ればわかる」ようになり解消した。また伝票の起票や入力作業が省かれたことで、一人当たりの作業時間が短縮。その結果、社員が本来の持ち場の作業や営業活動に集中でき、課題にも気づくようになった。

社内でミスが起きた時には、受注情報、生産情報、回収情報などから原因を追究し、解決へと導く。有馬取締役は「何がどこで間違ったのか。受注から営業まで、原因の見える化ができるようになりました。ECサイトはカード決済が多いことから、先払いや後払いなどによる請求や回収漏れも皆無です。ECサイトからの受注データ、営業データを全てP‐MANへと取り込むことで可能になったのです。また用紙価格や資材価格の変動など仕入れ先の協力会社からデータを提供してもらい、P-MANに取り込むことで常に正しい印刷原価が導き出されます」と、売上管理や回収管理、原価管理のメリットも感じている。

経営指標の一つとして活に

P-MANは会社全体の売上、売上目標、製品ごとの付加価値、営業担当者ごとの売上、作業者の1時間当たりの工賃や生産額などを可視化する。一人当たりの作業時間が明らかになり、負担が一人に集中せず、作業の平準化が容易になるなど働き方改革の効果も現れている。個人毎の生産性や営業成績からは、各自の得意・不得意も明確化。印刷機毎の生産高についても、稼働時間や停止時間などを数値化することで、問題の把握にもつなげている。顧客企業に対しても、優良顧客、通常顧客、一般顧客問といった分析や、顧客ごとの在庫管理が可能になっており、今後、顧客サービスの向上にも役立てていく。

POD出力の４色複写伝票

有馬取締役は「P-MANにより受注管理体制が構築できてよかったと思います。シール印刷専門のECサイト『下町印刷所』など新しい事業を進めるにあたり、企業としての足腰の強靭さや経営の基礎情報がなければ進められませんでした。P-MANによりデジタル化と情報の共有化が新事業の足掛かりになりました」と高く評価。デジタル化によって日報による情報収集がなくなり、各工程であらゆるデータが集積されるようになっている。これらのデータは加工、編集され、グラフ化して可視化。集積された情報は共有化され、過去のトラブルの把握や、担当者不在時の顧客対応などに活かされている。

P-MANの活用は、社内管理体制の基礎づくりから新しい次のステップに向かっている。有馬取締役は開発元のビジネスイーブレーンに「こういうことをしたい」「こういくことが出来ないか」と相談する。「ビジネスイーブレーンからは『こういう方法があります』とすぐに教えてくれます。アウトプットした情報から、独自の利用方法を示してくれるので大変ありがたいし、P-MANでできることが広がっています。取り組みたい課題解決に対する柔軟性が非常に高いと感じています。欲しい情報が取れるので汎用性が高い経営情報管理システムです。今後も経営指標のツールとして活用していきたい」と、さらなる活用を展望している。

お客様プロフィール

出典：月刊プリテックステージ　2022年８月号

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